1.1.2.1 Einzelschicht verwalten

Mit dieser Funktion werden die Arbeitszeitparameter einer Schicht festgelegt. Jede Einzelschicht wird durch ein bis zu 4 Stellen langes Kürzel eindeutig definiert. Dieses Kürzel und die Beschreibung werden in dem ersten Eingabefeld, das als Kombinationsfeld ausgelegt ist, eingegeben. Kürzel und Beschreibung müssen durch ein Leerzeichen getrennt werden. Das Kürzel sollte möglichst sprechend sein, da in vielen Masken und Listen aus Platzmangel nur das Kürzel angezeigt wird.

Die übrigen Daten werden in den Registerkarten

Schichtzeiten,
Pausen,
Grenzwerte,
Mehrarbeit und
Gültigkeit/Bearbeitung festgelegt.

Registerkarte: Schichtzeiten

In diesem Register wird im Rahmen Modell das Arbeitsmodell ausgewählt, das für die Einzelschicht gelten soll. Es wird zwischen Gleitzeit und Festzeit unterschieden.

Gleitzeit

Die Gleitzeit ist durch folgende Zeitpunkte gekennzeichnet:

  • Anfang der Rahmenzeit
  • Ende der Rahmenzeit
  • Anfang der Normalzeit
  • Ende der Normalzeit
  • Anfang der Kernzeit
  • Ende der Kernzeit

Innerhalb der Eingleitphase, die sich vom Anfang der Rahmenzeit bis zum Anfang der Kernzeit erstreckt, soll der Mitarbeiter seine Kommt-Buchung durchführen. Innerhalb der Ausgleitphase, die sich vom Ende der Kernzeit bis zu Ende der Rahmenzeit erstreckt, soll der Mitarbeiter seine Geht-Buchung durchführen. Innerhalb der Normalzeit können mehrere Pausen liegen. Durch diese Pausen kann auch die Kernzeit unterbrochen werden.

Nur Anwesenheitszeiten innerhalb der Rahmenzeit werden akzeptiert und mit dem Gleitzeitsaldo verrechnet. Zeiten außerhalb der Rahmenzeit werden als ungenehmigt gewertet und in Abzug gebracht (siehe Spalte Abzug in der Stempelkarte). Durch eine generelle Mehrarbeitserlaubnis oder durch eine stundenweise Mehrarbeitsgenehmigung für einen einzelnen Tag wird die Rahmenzeit erweitert.

Festzeit

Die Festzeit ist eine Arbeitszeitmodell, das durch einen festen Anfang und ein festes Ende der Arbeitszeit gekennzeichnet ist. Für den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende besteht die Möglichkeit, mittels zweier Schwellwerte ein Intervall anzulegen, innerhalb dessen ein Mitarbeiter seine Kommt- und seine Geht-Buchung durchführen soll. Bei einer Einzelschicht vom Typ Festzeit sind keine Rahmen- oder Kernzeiten erforderlich. Die entsprechenden Maskenfelder sind deshalb gesperrt.

Dauer

Für die eingetragene Rahmen-, Normal- und Kernzeit wird die Brutto-Dauer errechnet. Dieser Stundenwert ist die Differenz zwischen den eingegebenen Uhrzeiten ohne Abzug. Diese Felder sind für die Eingabe gesperrt und werden vom Programm automatisch berechnet.

Pausen

Sobald eine oder mehrere Pausen in der Registerkarte Pausen eingegeben werden, erscheint die Summe aller Pausen automatisch in dem Feld Pausen in der Zeile Normalzeit.

Netto

Für die Normalzeit wird durch Subtraktion des Feldes Pausen von der Bruttoarbeitszeit Dauer die Sollarbeitszeit errechnet und im Feld Netto angezeigt. Diese “Nettozeit” wird dann später in der Stempelkarte unter der Spalte Soll als tägliche Sollarbeitszeit ausgegeben.

Registerkarte: Pausen

Innerhalb einer Einzelschicht können bis zu maximal 10 Pausen liegen. Es wird zwischen folgenden Pausentypen  unterschieden:

  • ‘F’: Feste Pause
  • ‘V’: Variable Pause

Feste Pausen

Eine feste Pause ist die durch eine feste Anfangs- und eine feste Endeuhrzeit der Pause gekennzeichnet ist. Die feste Pause wird meistens beim Arbeitszeitmodell Festzeit benutzt. Falls eine feste Pause nicht gebucht wird, so wird die Mindestpausendauer automatisch von der Arbeitszeit abgezogen. Bei einer festen Pause sind Min– und Max-Dauer automatisch festgelegt und werden vom System berechnet. Der Anwender kann bei einer festen Pause diese Werte nicht ändern. Falls eine feste Pause gebucht wird, so müssen die eingeteilten Zeiten bei Pausenbuchungen eingehalten werden. Die ermittelte Pausendauer wird von der Arbeitszeit abgezogen.

Variable Pausen

Eine variable Pause ist durch die Rahmenzeiten (Anfang und Ende) sowie eine Mindest- und eine Höchstpausendauer definiert. Die variable Pause wird meistens beim Arbeitszeitmodell Gleitzeit benutzt. Der Pausenrahmen gibt an, in welchem Intervall diese Pause liegen darf. Die Mindestpausendauer wird immer von der Arbeitszeit abgezogen, wenn die Pausenzeit kürzer als die Mindestpausenzeit war oder keine Buchungen während der Pausenzeit erfolgten. Die Höchstpausendauer darf nicht überschritten werden. Die ermittelte Pausendauer wird von der Arbeitszeit abgezogen.

Buchungsarten

Weiterhin werden bei einer Pause folgende 3 Buchungsarten unterschieden:

1. ‘M’: Muss-Buchung, die Pause muss gebucht werden.
2. ‘K’: Kann-Buchung, die Pause kann gebucht werden.
3. ‘N’: Nie-Buchung, die Pause darf nicht gebucht werden.

Der Pausentyp und die Buchungsart werden in zwei Kombinationsfeldern ausgewählt. Bei der Bewertung der Buchungen werden diese Parameter überprüft. Falls man eine Pause löschen möchte, sind beide Felder auf ‘    ‘ (leer) zu setzten.

Anfang und Ende der Pause

Die Anfangs- und Enduhrzeit der Pause muss hier eingetragen werden. Diese Werte bestimmen bei einer festen Pause den exakten Zeitpunkt der Pause, bei einer variablen Pause den Zeitrahmen  in dem eine Pause gemacht werden kann.

Dauer min  (minimal)

Bei einer variablen Pause wird in dieser Spalte die minimale Dauer der Pause eingegeben, die von der Anwesenheitszeit abgezogen wird, auch wenn keine Buchungen für die Pausen vorliegen oder die gestempelte Pausenzeit kürzer war.

Der Wert muss im Format Stunden:Minuten (hh:mm) eingetragen werden, z.B. 0:30 für 30 Minuten oder 1:20 für 1 Stunde 20 Minuten.

Dauer max (maximal)

Bei einer variablen Pause wird in dieser Spalte die maximale Dauer der Pause eingegeben. Falls der Mitarbeiter länger abwesend ist, wird ein Warnung erzeugt und ggf. eine Kernzeitverletzung protokolliert.

Der Wert muss im Format Stunden:Minuten (hh:mm) eingetragen werden, z.B. 0:30 für 30 Minuten oder 1:20 für 1 Stunde 20 Minuten.

Mindestarbeitszeit

In dieser Spalte kann die Mindestarbeitszeit eingeben werden, die ein Mitarbeiter anwesend sein muss, bevor die Pause abgezogen wird. Beträgt die Mindestarbeitszeit 3:30 und der Mitarbeiter arbeitet an einem Tag nur zwei Stunden, dann wird keine Pausenzeit in Abzug gebracht. Wenn der Mitarbeiter jedoch mehr 3:30 Stunden arbeitet, dann wird die minimale Dauer des Texfeldes Dauer min in Abzug gebracht.

Registerkarte: Grenzwerte

Gleitzeitsaldo

In diesem Rahmen kann bei einer Gleitzeitschicht festgelegt werden, ob es für das Gleitzeitsaldo Ober- und Untergrenzen gibt und wann diese Grenzwerte geprüft werden. Es sind die Prüfintervalle täglich, wöchentlich, monatlich und jährlich möglich.
Schwellwerte bei Festzeit

Die Schwellwerte sind nur für die Festzeit-Schichten einstellbar. Für den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende besteht die Möglichkeit, mittels zweier Schwellwerte ein Intervall anzulegen, innerhalb dessen ein Mitarbeiter seine Kommt- und seine Geht-Buchung durchführen darf, ohne dass beim Bewertungslauf (Tagesabschluss) Warnungen erzeugt werden. Es gibt Schwellwerte innerhalb und außerhalb der Arbeitszeit. Die Ankunftsschwelle liegt ab dem Zeitpunkt Arbeitsanfang (Kommt) minus äußerer Schwellwert bis zu dem Zeitpunkt Arbeitsanfang plus innerer Schwellwert. Die Endschwelle liegt ab dem Zeitpunkt Arbeitsende minus innerer Schwellwert bis zu dem Zeitpunkt Arbeitsende plus äußerer Schwellwert. Kommt bzw. geht ein Mitarbeiter innerhalb der durch die Schwellwerte festgelegten Zeiten, werden die erfassten Buchungen als korrekte Kommt- bzw. Geht-Buchung verrechnet, d.h. es wird weder eine Fehlzeit noch eine Mehrarbeit verrechnet.

Die Schwellwerte werden in Minuten erfasst.

Runden aller Buchungszeiten

Die Einstellmöglichkeiten für das Runden der Buchungszeiten sind sowohl beim Schichtmodell Festzeit als auch bei Gleitzeit relevant. Mit dem Kontrollkästchen “Alle Buchungen … abgerundet” wird das Runden zunächst eingeschaltet. Anschließend wird im Listenfeld Minutenraster der Rundungswert eingestellt.

Beispiele:
gegeben: Rundungswert: 10 Minuten, Festzeit von 8:00 bis 16:00 Uhr

Rundungsergebnisse:
Kommt-Buchung: 07:56 Uhr Kommtzeitpunkt: 08:00 Uhr
Geht-Buchung: 16:05 Uhr Gehtzeitpunkt: 16:00 Uhr
Kommt-Buchung: 08:01 Uhr Kommtzeitpunkt: 08:10 Uhr
Geht-Buchung: 15:58 Uhr Gehtzeitpunkt: 15:50 Uhr
Wegezeit

Im Rahmen Wegezeit werden – getrennt für Hinweg und Rückweg – Zeiten hinterlegt, die ein Mitarbeiter bei Bereitschaft zusätzlich zur tatsächlichen Anwesenheitszeit vergütet bekommt. Beim Tagesabschluss wird der Tag so bewertet, als ob die Person die Hinwegzeit früher Kommt und die Rückwegzeit später Geht gestempelt hätte.

 

Registerkarte: Mehrarbeit

In der Registerkarte Mehrarbeit werden die Mehrarbeitsbedingungen festgelegt. Bevor eine Mehrarbeit auch als solche angerechnet werden kann, müssen bestimmte Kriterien erfüllt sein.

Es können folgende drei Bedingungen definiert werden:

1. Bedingung: Tageszeit: Mehrarbeit wird nur für Zeiten akzeptiert, die innerhalb der zwei Zeitintervalle liegt.
2. Bedingung: Tagesarbeitszeit: Mehrarbeit wird nur gewertet, wenn länger als diese Tagesarbeitszeit gearbeitet wurde.
3. Bedingung: Mindestzeit: Mehrarbeit liegt nur dann vor, wenn die Sollarbeitszeit mindestens um diesen Wert überschritten wurde.

Mehrarbeitsbedingungen können beliebig kombiniert werden: Kombination von Tagesarbeitszeit und Schwellwert: ab 6 Stunden mit einer Mindestzeit von 15 Minuten würde heißen, dass der Mitarbeiter mindestens 6:15 Stunden arbeiten muss, um für die folgende Arbeitszeit Mehrarbeit angerechnet zu bekommen.

Brückentag

Im Feld Vorholzeit kann vorgegeben werden, wie viele Minuten täglich von der Nettoarbeitszeit abgezogen und dem Brückentagesaldo BRUE gutgeschrieben werden. Die weiteren Regeln für die Bewertung von Brückentagen befinden sich im Kapitel  Wichtige Begriffe.

Registerkarte: Bearbeitung

Über die Felder Geltungsdatum von und bis kann ein Gültigkeitsbereich, in dem diese Einzelschicht verwendet werden darf, festgeschrieben werden (in Vorbereitung).

Die Felder Änderungsdatum, Zugangsdatum und Bearbeiter in dieser Registerkarte werden automatisch ermittelt und können nicht von Hand geändert werden.  Anhand dieser drei Daten kann festgestellt werden, wann diese Einzelschicht zuletzt geändert wurde, wann sie angelegt wurde und wer die letzte Änderung durchführte.