Diese Funktion dient zum Verwalten der Personengruppendatei. Hierzu können Datensätze angelegt, geändert und gelöscht werden. Das Formular ist so aufgebaut, dass im oberen Bereich eine Tabelle mit den schon angelegten Datensätzen angezeigt wird. Im unteren Bereich befinden sich Textfelder, in denen neue Datensätze eingeben werden können oder bereits existierende Datensätze editiert werden können. In den gesperrten Textfeldern werden Bearbeiter, Änderungs- und Zugangsdatum des Datensatzes angezeigt. Diese Felder werden vom System automatisch hinzugefügt.
In Auswertungen und Analysen kann nach dem Kriterium Personengruppe verdichtet werden. Die Festlegung der Personengruppen muss sorgfältig geplant werden, da Zuschläge und Lohnarten für einzelne Personengruppen gesperrt oder freigegeben werden können. Häufig verwendete Personengruppen sind:
- “Gewerbliche Mitarbeiter”,
- “Angestellte”,
- “Leiharbeiter/Fremdarbeiter” und
- “Außertarifliche Mitarbeiter”.
Für diese Personengruppen existieren meist unterschiedliche Entlohnungsregeln, die zu verschiedenen Lohnarten führen.
Beim Anlegen einer Personengruppe sind die Felder Personengruppe und Bezeichnung einzutragen. Die Personengruppe sollte ein alphanumerisches, sprechendes Kürzel enthalten. Sie darf bis zu 8 Stellen lang sein. Es können beliebig viele Personengruppen angelegt werden.
Vor dem Anlegen eines Personenstammsatzes muss die Personengruppendatei angelegt sein, da im Personenstammsatz eingegeben werden muss, zu welcher Personengruppe die betreffende Person gehört.