Mit der Funktion Zeiterfassungsnachweis drucken wird der Personenkreis ausgewählt, für den Zeiterfassungsnachweise ausgedruckt werden sollen.
Hierzu können durch Aktivieren der Kontrollkästchen für die Organisationselemente
- Person,
- Personengruppe,
- Kostenstelle
- Abteilung,
- Bereich und
- Firma
gleichzeitig auch die dazugehörigen Kombinationsfelder zum Öffnen freigegeben werden. In den Kombinationsfeldern befinden sich die Inhalte der entsprechenden Datenbanktabellen, aus denen jetzt die gewünschten Datensätze ausgewählt werden können. Wurden mehrere Organisationselemente ausgewählt, so wird der Ausgabeumfang durch eine oder mehrere logische UND-Verknüpfungen eingeschränkt. Damit lässt sich steuern, dass zum Beispiel nur die Daten der Mitarbeiter ausgegeben werden, die zur Personengruppe “Angestellte” und gleichzeitig zur Abteilung “Verwaltung” gehören. Erstmalig wird das Formular mit dem aktivierten Kontrollkästchen Gesamt geöffnet, womit alle Mitarbeiter ausgewählt sind. Durch Aktivieren eines beliebigen anderen Kontrollkästchens der Organisationsstruktur wird das Kontrollkästchen Gesamt automatisch deaktiviert. Bei den Folgeaufrufen wird das Formular mit den zuletzt aktivierten Einstellungen geöffnet.
Im Rahmen Zeitintervall lässt sich der Ausgabeumfang zeitlich eingrenzen. Hierzu können der Anfangs- und Endzeitpunkt komfortabel über zwei Kombinationsfelder eingegeben oder ausgewählt werden. Eine weitere Einschränkung des Ausgabeumfangs kann dadurch erfolgen, dass die Kontrollkästchen im Rahmen Listenumfang aktiviert werden.
Bewegt man den Mauszeiger über die Tabellenüberschrift und betätigt die linke Maustaste, öffnet sich ein Fenster, in dem unterschiedliche Sortiermöglichkeiten eingestellt werden können.
Der Zeiterfassungsnachweis enthält zunächst alle Listenfelder, die auch die Stempelkarte enthält. Unterhalb des Nachweises werden die Zeit- und Urlaubskonten ausgedruckt.