Diese Funktion dient zum Verwalten der Fehlzeitgründe. Hierzu können Datensätze angelegt, geändert und gelöscht werden. Das Formular ist so aufgebaut, dass im oberen Bereich eine Tabelle mit den schon angelegten Datensätzen angezeigt wird. Im unteren Bereich befinden sich Textfelder, in denen neue Datensätze eingeben werden können oder bereits existierende Datensätze editiert werden können. In den gesperrten Textfeldern werden Bearbeiter, Änderungs- und Zugangsdatum des Datensatzes angezeigt. Diese Felder werden vom System automatisch hinzugefügt.
Beim Anlegen eines Fehlzeitgrundes sind die Felder Fehlzeitgrundkürzel (Mussfeld), Bezeichnung, Zeitkonto (Mussfeld), automatische Fortschreibung und Farbkennung einzutragen. Das Fehlzeitgrundkürzel sollte ein alphanumerisches, sprechendes Kürzel enthalten und nicht länger als 4 Stellen lang sein. Um einige Auswertungen übersichtlich zu halten, sollte man versuchen sich auf zwei oder drei Stellen zu beschränken.
Vor dem Neuanlegen eines Fehlzeitgrundes muss zunächst unter Datei/Zeitkonto ein neues Zeitkonto mit dem Kontotyp ‘bezahlte Fehlzeit BF’ oder ‘unbezahlte Fehlzeit UF’ definiert werden.
Neben den festdefinierten Fehlzeitgründen können beliebig viele zusätzliche Fehlzeitgründe definiert werden. Die festdefinierten Fehlzeitgründe können bei Bedarf gelöscht werden, wenn absolut sicher ist, dass dieser Fehlzeit nie verwendet wird; z.B. wenn halbtägiger Urlaub grundsätzlich nicht erlaubt ist, darf das Fehlzeitkürzel ‘UR2’ gelöscht werden.
Es ist möglich, für jeden Fehlzeitgrund unter Farbkennung eine eigene Farbe auszuwählen. Die Farben sind wichtig für das Jahrestableau. Dort werden die Fehlzeitgründe farblich in einem Kalender hervorgehoben. Es ist ratsam, niemals die gleiche Farbe für mehrere Fehlzeitgründe zu benutzen. Betätigt man die Schaltfläche Farbe auswählen, öffnet sich ein Fenster, in dem man Standardfarben auswählen oder sich selber eine Farbe mischen kann.